+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Хранение документов ИП: сроки и место, какие документы нужно хранить и что будет при утрате или потере документов

Содержание

Хранение документов ИП: сроки и место, какие документы хранить

Хранение документов ИП: сроки и место, какие документы нужно хранить и что будет при утрате или потере документов

Здравствуйте! В этой статье мы расскажем про хранение документов ИП.

Из статьи вы узнаете:

  1. Обязательно ли хранить документы;
  2. Сроки хранения документов;
  3. Требования к месту и условиям хранения документов.

Опытные предприниматели знают, что даже сам факт отправки документа в архив требует документирования и отчетности. Физическим лицам в своей деятельности необходимо следовать законным предписаниям, согласно которым хранение документов индивидуальных предпринимателей возможно на протяжении установленных сроков.

Документы и сроки их хранения для ИП

Обязательному архивированию подлежат следующие документы по срокам хранения:

  • 4 года – текущая бухгалтерская отчетность (учет доходов и расходов, налоговые исчисления и выплаты);
  • 5 лет – первичная бухгалтерская документация по сотрудникам;
  • 6 лет – отчетность по страховым взносам, пенсионным выплатам и по медицинскому страхованию;
  • 75 лет – данные по кадровому составу (личные карточки, трудовые договоры, приказы о приеме и увольнении сотрудников).

Сроки хранения документов после закрытия ИП такие же, как у действующего ИП.

Можно ли выбрать место хранения документов ИП

Вопрос, где хранить архивную документацию, каждый предприниматель решает индивидуально. Под архив можно выделить часть помещения в офисе. Многим удобно использовать для хранения документов отдельное помещение, но не чердачное и не подвальное.

Есть фирмы, которые предлагают услуги по архивированию для крупных компаний. Закон 125-ФЗ определяет условия хранения документации. Место, где расположен архив не должно подвергаться внешним воздействиям. К архиву не должно быть свободного доступа, все содержимое хранилища должно быть четко систематизировано.

О длительности хранения документов

Для того чтобы определить, сколько хранить документы ИП, нужно знать к какому типу документации они относятся.

У каждой фирмы есть перечень типовых документов для архивации. За время деятельности ИП их может накопиться очень много. Связаны они в основном с предписаниями государственных органов, которые контролируют коммерческую деятельность.

Текущая документация тоже имеет свойство накапливаться каждый день. Одна часть документов связана с трудовыми и кадровыми отношениями, другая часть – с различными видами отчетности.

Основной документ, касающийся регулирования всех видов деятельности компании, был утвержден в 2010 году. С тех пор к нему вносились лишь несколько поправок в вопросах архивации документов. Начинающие предприниматели нередко задаются вопросом, к чему столько проблем с архивацией и нужна ли она.

Что будет, если фирма не станет хранить документы

Физические лица, которые отказываются хранить документы, или неправильно это делают, совершают административное нарушение, и им грозит штраф (от ст. 13.20 КоАП РФ до ст.5,27. КоАП РФ).

В зависимости от вида документа срок его хранения варьируется от 5 лет до 75 лет.

Короткий срок хранения документов длится не больше 10 лет. Это основная масса документации ИП. Она накапливается за это время в больших объемах, поэтому без специальной подготовки документов к архивированию не обойтись.

При проверке факта хранения всех бумаг контролирующий орган учитывает и место, и условия хранения папок и файлов.

Что делать при потере или порче документов

По-разному складываются рабочие ситуации на фирме, поэтому не исключено, что будут потери каких-то документов. В таком случае составляется акт об утере или порче файлов/папок, который тоже должен храниться отдельно. Потеря и порча документов может случиться по независящим причинам, например, из-за пожара или затопления помещения.

Обычно, руководство фирмы хранит отдельно электронные копии файлов и данных на случай непредвиденных ситуаций.

Любую информацию, из-за потери бумаг или в связи с окончанием срока хранения данных, можно восполнить за счет других документов. Например, при потере лицевых счетов, которые хранятся 75 лет, можно использовать расчетно-платежные ведомости с 5-летним сроком хранения. Приказы на сотрудников заменят копии этих документов.

При порче документов пишется справка с перечнем и обозначением вида утерянного документа, периодом его составления, причиной утраты в соответствии со сроком хранения документов ИП.

Что делать при утрате документов с не истекшим сроком давности, а также с теми бумагами, которые не фиксировались для оформления

Здесь многое зависит от цели восстановления документа. Например, это может быть связано с проверкой профессиональной деятельности ИП. В таком случае на восстановление документа будет потрачено время, силы и средства. Нужно будет собирать подписи и т. д.

Можно сделать идентичные документы, но для этого сначала делается аудит компании, чтобы выяснить текущее состояние дел. По его результатам составляется акт, а в нем фиксируются все упущения. Такая схема поможет определить уровень, на котором находится фирма по ведению документации.

Аудит также поможет определить, на восстановление каких документов придется потратить силы, а какие документы можно не учитывать. В приоритете первичные документы, которые имеют длительный срок хранения.

Источник: https://kakzarabativat.ru/pravovaya-podderzhka/hranenie-dokumentov-ip/

Хранение документов ип: сроки и место, какие документы хранить – Как построить свой бизнес

Хранение документов ИП: сроки и место, какие документы нужно хранить и что будет при утрате или потере документов

10.06.2019

Смотреть видеоролик

Любой бизнес имеет бумажную документацию. Индивидуальные предприниматели не стоят в стороне, а также накапливают разные договора, справки, бланки, отчеты и т.д. Все ли из этих бумаг следует хранить? Как долго надо хранить? И каким образом?

  • По закону ИПдолжен хранить документы, касающиеся бухгалтерии, уплаты налогов,полученных доходов и произведенных расходов,а также первичные документы регистрации и учета ИП и Книгу учета расходов идоходов не меньше четырех лет.
  • Бухгалтерскаяотчетность и первичные бухгалтерские документы хранятся пять лет.
  • Платежныедокументы о выплате страховых взносов хранятся шесть лет.
  • Личные жедела и карточки ваших работников, трудовые договора с ними, документы опринятии на работу и об увольнении хранить вообще следует 75 лет.
  • Сроки хранения касаются всех ИП, втом числе и тех, кто закрыл свое ИП!

Местохранения документов законом никак не регламентируется, то есть каждый решаетсам. Можно хранить в офисе, можно дома, можно и на даче. Следует знать, что нарынке есть и специальные компании, занимающиеся архивированием документов. Иэти компании с удовольствием окажут эту услугу и вам. И если у вас большой

документооборот, то вы оцените данное рыночное предложение.

Если вы несправились со своей обязанностью по хранению того или иного документа, то вы

виновны в грубом нарушении НК РФ. Наказание за это — штраф от 10 тысяч рублей.

  1. Однакозаплатив штраф, вам все равно придется восстанавливать потерянные или

    испорченные документы:

  2. -договоры,
    акты и товарные накладные можно повторно запросить у своих контрагентов;
  3. -при утереучетных документов проводится расследование и по его окончанию составляется

    акт, который и относится в налоговую при необходимости;

  4. -регистрационныедокументы повторно можно запросить у налоговой, подав соответствующее заявление

    и заплатив нужные госпошлины.

  5. Кроме того,обнаружив, что тот или иной документ утерян, вам необходимо составить

    соответствующий акт и хранить уже этот документ.

  6. Еслидокумент был испорчен, то вы обязаны написать справку об этом, указав сам

    документ, период его составления, а также причину порчи.

Документыстарее срока, установленного законом для хранения, можно утилизировать: сжечьили воспользоваться шредером. Однако перед утилизацией проверьте, что несобираетесь уничтожить заодно и действующие

документы, которые еще могут понадобиться.

Однимсловом, ИП, как и юридические лица, обязаны хранить документацию. Ее объемзависит от системы налогообложения, а также от того, есть ли у вас свой штатсотрудников или нет. И, безусловно, никто не возбраняет вам собирать вообще все

документы или хранить их дольше, чем предписывает закон.

Вы заметили у нас ошибку? Помогите нам ее исправить! Выделите ошибку и нажмите одновременно клавиши “Ctrl” и “Enter” и повторите код с картинки. Спасибо!

Источник:

Сколько хранить документы после закрытия ИП?

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта или звоните по телефону +7 (499) 350-80-69 (Москва) +7 (812) 309-75-13 (СПб)

Это быстро и бесплатно !

Чтобы ответить на вопрос, сколько хранятся документы после закрытия ИП, первоначально следует разобраться с факторами, влияющими на сроки хранения, и видом документации, оставшейся после ликвидации.

Согласно нормам российского законодательства, далеко не все бумаги, накопившиеся у лица за время предпринимательской деятельности, необходимо сохранить на определённый период.

Какая документация хранится после ликвидации ИП?

В процессе осуществления коммерческой деятельности ИП накапливается довольно много документов разного характера – справки, расчёты, чеки, отчётность и прочие бумаги с входящей и исходящей информацией.

При этом некоторая деловая документация подлежит длительному хранению, согласно 17 статье ФЗ № 125 от 2004 года 22 октября (конкретные сроки указываются в российском законодательстве). При функционировании ИП старые бумаги со временем заменяются новыми, однако что делать, если ИП официально закрыто?

Независимо от режима налогообложения, даже если предприниматель работает один (то есть без найма сотрудников), физическое лицо ежедневно имеет дело с большим количеством документации. После закрытия ИП документы, указанные ниже, подлежат сохранению:

  • административно-хозяйственные;
  • трудовые;
  • бухгалтерские;
  • кадровые;
  • распорядительные;
  • и т. д.

Обязанность по сохранению некоторых из этих бумаг закреплена не только за юридическими лицами, но и за физическими. К основным таким документам относятся:

  • книга учёта расходов и доходов (иначе КУДИР), которая необходима к заполнению при использовании упрощённой системы налогообложения (на ЕНВД, к примеру, обычно её вести не нужно);
  • кассовая книга и кассовые документы;
  • документальное подтверждение и сопровождение каждой операции и сделки, осуществляемой предпринимателем;
  • кадровые документы (учётные карточки, заявления сотрудников, приказы и т. д.);
  • документы по контрольно-кассовой технике (паспорт кассового аппарата, договор на обслуживание, журнал кассира и т. д.);
  • налоговый учёт (акты сверок с ФНС, счёт-фактура, налоговые декларации и т. д.).

Большинство из описанных выше бумаг относятся к первичной документации. Первичными называют документы, подтверждающие совершение какой-либо операции (к примеру, продажу товара, выплату заработной платы работнику, оказание клиентам услуг и т. д.). К основной первичной документации ИП относятся:

  • кассовые и товарные чеки;
  • договоры;
  • акты (к примеру, оказания услуг);
  • ордера, табели, квитанции;
  • счёт или бланк строгой отчётности;
  • накладные (при отгрузке товара);
  • расписки;
  • счёт-фактура;
  • и т. д.

Интересная статья: Закрытие ООО с двумя учредителями.

Зачем нужно хранить документы после ликвидации ИП?

Несмотря на закрытие ИП принадлежащая ему документация подлежит хранению, согласно нормам закона. Это требуется для фактического подтверждения операций любого характера во время деятельности предпринимателя. Даже если расчёт налоговых взносов не зависит от имеющихся у физического лица расходов, документы должны содержаться в архиве в указанные сроки.

Эти бумаги в дальнейшем могут понадобиться при осуществлении проверки налогового органа. Согласно 93 статье НК РФ, налогоплательщик, он же бывший предприниматель, обязан предоставить сотруднику ФНС при проверке весь список документации, которая будет затребована в процессе.

Следует также заметить, инспектор вправе запросить архивные документы без проведения проверки при наличии обоснованной необходимости у налогового органа в получении информации о конкретной сделке.

Сроки хранения документов ИП после закрытия

Ниже представлены минимальные сроки для хранения отдельной документации ИП после окончания ликвидационной процедуры:

  • первичные документы и бухгалтерские бумаги, требующиеся для определения и оплаты налогов, хранятся не менее 4 лет с момента потери физическим лицом статуса индивидуального предпринимателя или прекращения им коммерческой деятельности;
  • книга учёта и бумаги, подтверждающие получение доходов и ведение расходов, не должны уничтожаться в течение 4 лет;
  • прочая бухгалтерская (иначе финансовая) отчётность – не меньше 5 лет;
  • отчётность по административно-хозяйственным вопросам – 5 лет;
  • документация, являющаяся доказательством исчисления и оплаты требующихся страховых взносов в ФСС, ФФОМС и ПФР, хранится не меньше 6 лет.

Источник:

Хранение документов ИП: место, сроки, ответственность

В процессе работы у предпринимателя накапливается много разных бумаг: свидетельства, справки, бланки. Хранение документов ИП – сложная задача, но необходимая. А как их хранить: может быть, в столе или нужно иметь сейф с технологией лазерной защиты? Оказывается, в законе предусмотрены различные варианты. Мы расскажем о сроках хранения важных документов ИП.

Федеральный закон №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» определяет, какие бумаги и сколько лет нужно хранить.

Различные статьи законов и кодексов регулируют срок хранения тех или иных документов, связанных с предпринимательской деятельностью:

  1. Бухгалтерские документы, данные налогового учета, любая документация по полученным доходам и расходам, необходимым для исчисления налогов, а также документы, подтверждающие уже осуществленные налоговые выплаты, должны храниться не менее 4 лет. Эта обязанность прописана в п. 8 ст. 23 НК РФ.
  2. Бухгалтерская отчетность, первичные бухгалтерские документы должны храниться не менее 5 лет, как говорится в п. 1 ст. 29 Федерального закона «О бухгалтерском учете» №402-ФЗ.
  3. Все первичные документы учета и регистрации ИП, книгу учета доходов и расходов (КУДиР), на основании ч. 12 Приказа №86 Минфина России, индивидуальный предприниматель должен хранить не менее 4 лет.
  4. Документы, подтверждающие выплаты страховых взносов в Пенсионный фонд (ПФР), Фонд социального страхования (ФСС) и Фонд обязательного медицинского страхования (ФОМС), должны храниться в течение 6 лет, на основании п. 8 ст. 28 Федерального закона №212-ФЗ.
  5. Личные дела и карточки работников, в том числе временно нанятых, трудовые договоры с сотрудниками, документы об увольнении и принятии на работу, на основании Приказа №558 Минкультуры России, должны храниться 75 лет. В перечне, изложенном в данном приказе, вы сможете узнать срок хранения документа по его типу.

Личные дела и карточки работников, трудовые договоры с сотрудниками, документы об увольнении и принятии на работу должны храниться 75 лет.

Указанные сроки хранения документов относятся ко всем индивидуальным предпринимателям, включая тех, которые ликвидировали свою деятельность.

Где хранить документы

Место хранения документов индивидуальный предприниматель определяет сам. Это может быть часть офиса, отдельная комната (не подвал и не чердак) или сторонняя организация, занимающаяся архивированием (при большом количестве документации).

В статьях 14 и 17 Федерального закона №125-ФЗ прописана обязанность предпринимателя соблюдать правила архивного дела, в том числе правила создания необходимых условий для размещения документов и их систематизации.

Вы должны обеспечить сохранность самих бумажных носителей и их содержимого от внешних воздействий.

Если документы ИП утрачены или испорчены

Отсутствие у вас первичных документов, регистров бухгалтерского и налогового учета, счетов-фактур, а также неправильное отражение данных в финансовых документах в систематическом порядке (более двух раз за год) – это грубое нарушение, регламентируемое ст. 120 НК РФ. Штрафы в данном случае установлены от 10000 рублей.

Потерянные документы можно и нужно восстановить. Договоры, акты, товарные накладные вы можете запросить повторно у контрагентов.

Если потерян учетный документ, то необходимо назначить расследование, возможно, с предоставлением справки о причине потери (потоп, кража, пожар) от соответствующей службы.

Акт по результатам расследования отправляется с заявлением в свободной форме в налоговую инспекцию (ФНС) – там в свою очередь устанавливают сроки на восстановление бумаг.

[/su_box]

Регистрационные документы ИП можно запросить в налоговой инспекции по отдельности каждый, подав заявление на выдачу дубликата и квитанцию об уплате госпошлины в размере 300 рублей.

За отсутствие первичных документов, регистров бухучета вы можете получить штраф в размере от 10000 рублей.

Хранящиеся документы по истечении срока архивирования можно утилизировать: сжечь или порезать на специальном оборудовании. Однако будьте предельно осторожны, чтобы случайно не уничтожить еще действующие или требующие хранения данные.

Закон не ограничивает индивидуального предпринимателя в перечне бумаг, которые можно архивировать. Если вам спокойно и удобно хранить все – храните, но не где вздумается, а в специальных местах, предназначенных для этого. Документы, надлежащим образом размещенные в архиве, как броня, защитят ваш бизнес в случае споров с налоговой инспекцией или контрагентами.

Источник:

Хранение документов ип

Предлагаем статью на тему: “хранение документов ип” с комментарием от профессионального юриста.

Какие документы нужно хранить, где их хранить и на протяжении какого времени. Разбираемся в этом, а также в том, что будет за утрату

Процесс ведения бизнеса характерен тем, что у предпринимателя постоянно появляются различные документы — справки, бумаги, свидетельства, чеки, накладные и так далее. И встаёт закономерный вопрос — что со всем этим делать? Выкидывать нельзя. Хранить нужно в течение достаточно долгого времени — годами. А где и как? Специальный сейф? Или подойдёт и подоконник на кухне?

Источник: https://kmb-chr.ru/sposoby-zarabotka/hranenie-dokumentov-ip-sroki-i-mesto-kakie-dokumenty-hranit.html

Хранение документов ИП

Хранение документов ИП: сроки и место, какие документы нужно хранить и что будет при утрате или потере документов

Регистрируя ИП, человек создаёт хозяйствующий субъект, как если бы это была отдельная организация. Это означает, что ему придется вести много документации, которую нужно будет как-то систематизировать, подшивать в дела, хранить определённое время.

Вопросами элементарного делопроизводства бизнесмену пренебрегать не стоит.

Он хоть и не является крупным юридическим лицом со сложной структурой, ему нужно позаботиться о правильном хранении документов, чтобы все бумаги были в порядке, ведь некоторые из них следует хранить 75 лет.

Виды документов

Некоторые предприниматели считают, что, так как они не являются юридическими лицами, и для них предусмотрены послабления и упрощения, такие как отсутствие обязательного бухучёта, то вести и содержать в порядке другие бумаги они не обязаны.

На самом деле, это не так, потому что в ст. 17 закона № 125-ФЗ от 22.10.2004 «Об архивном деле в Российской Федерации» прописана обязанность организаций, в том числе ИП, организовать должное комплектование и хранения важных документов бизнесмена.

Разберёмся, какие документы, связанные с бизнес-деятельностью, относятся к важным бумагам, которые предприниматель должен хранить под рукой:

  •  регистрационные;
  •  учетные;
  •  разрешительная документация;
  •  отчётные (налоговая, бухгалтерская, статистическая отчётность, отчёты в фонды);
  •  кадровые;
  •  документы по хозяйственной деятельности (договоры, кассовые, первичные документы).

Работа ИП начинается с регистрации в налоговой. Поэтому статус хозяйствующего субъекта необходимо подкреплять такими бумагами, как:

  •  статистические коды;
  •  лист записи ЕГРИП.

Внимание! С начала 2017 года свидетельство ОГРН и ИНН при постановке на учёт ИП уже не выдают. Однако бизнесмены, которые регистрировались в более ранние периоды, должны бережно хранить оригиналы выданных налоговой бланков.

После постановки на налоговый учёт бизнесмену следует позаботиться о лицензировании своей деятельности, если того требует вид планируемых работ или услуг. В отдельных делах нужно будет хранить оригиналы всех видов разрешительной документации:

  •  лицензий;
  •  допусков;
  •  разрешений;
  •  сертификатов соответствия и качества;
  •  уведомлений о начале деятельности.

В процессе деятельности коммерсанту на упрощенке придётся вести учёт поступивших и израсходованных средств.

Ведением Книги учёта доходов и расходов (КУДиР) ограничивается для него весь обязательный бухучёт (на ЕНВД и этого можно не делать).

Что касается собственной налоговой отчётности, то её придётся хранить большинству ИП, кроме приобретателей патента, так как они не предоставляют декларации.

Ещё одним важным видом документации для бизнесмена является первичка:

  • счета-фактуры;
  • квитанции, чеки;
  • закупочные документы;
  • накладные;
  • документы ККТ (ордера, карточки регистрации, журналы, фискальные накопители).

Поскольку первичный документ является первоисточником хозяйственной операции, фиксирует её совершение, комплектовать и хранить первичку в делах крайне важно.

Формировать отдельно от первичных документов нужно также все хозяйственные договоры, соглашения, контракты, акты о приёмке выполненных работ.

Они служат основанием для подтверждения связи контрагентов, подрядчиков, поставщиков и клиентов, покупателей и продавцов.

Если коммерсант расширяет свой бизнес, он нанимает сотрудников в помощь, так как уже не справляется с работой в одиночку. Выступить в роли работодателя —для ИП это серьёзный шаг. Усложняется не только состав его отчётности, но и появляются кадровые документы:

  •  трудовые договоры;
  •  трудовые книжки;
  •  лицевые счета начисления заработной платы;
  •  штатные расписания;
  •  приказы по личному составу;
  •  графики отпусков;
  •  должностные регламенты и инструкции;
  •  личные карточки форты Т-2;
  •  табеля учёта рабочего времени;
  •  книги, журналы учёта (инструктажей, трудовых договоров, приказов, личных дел и т. д.).

В своей работе современные бухгалтеры и кадровики уже давно применяются специальные программы: 1С, ДКС, Контур. Поэтому часть документации формируется в электронном виде.

Контролирующие органы, в частности, налоговые инспекции, стимулируют налогоплательщиков налаживать электронный документооборот, а значит, некоторые документы можно даже не печатать на бумаге.

Из-за этого часто возникают вопросы, сколько нужно хранить документы в электронном виде, или их можно сразу удалять? Закон не разделяет бумажные и электронные типы документов, поэтому срок хранения у них одинаков.

Место хранения

Не все документы, образующиеся в бизнесе, имеют важное историческое значение и длительные сроки хранения.

Однако, например, кадровую документацию нужно хранить 75 лет, поэтому одной из задач ИП является обеспечение сохранности столь важных бумаг. Когда таких документов немного, их удобно хранить в несгораемом сейфе.

Самыми часто запрашиваемыми документами считаются бумаги по госрегистрации ИП и первичка. Их лучше всегда держать под рукой и не убирать далеко.

Бывшие предприниматели часто интересуются, где и сколько времени хранить бумаги после закрытия бизнес-проекта? Некоторые считают, что снятие с налогового учёта является поводом для уничтожения всех бумаг.

Не стоит верить в это заблуждение, так как коммерсанта имеют право проверить в течение трёх лет после прекращения деятельности, поэтому все документы должны быть в порядке.

Документы с истёкшим сроком хранения после прохождения проверочных мероприятий можно уничтожить путём сжигания или измельчения, оформив это специальным актом.

В соответствии с п. 10 ст. 23 закона № 125-ФЗ, если предприниматель завершил деятельность, в том числе в результате банкротства, вся документация с не истёкшим сроком хранения должна быть передана в муниципальный архив.

Речь идёт о документах, включённых в состав Архивного фонда, таких как приказы по личному составу, личные дела и карточки сотрудников, штатные расписания и структура, приказы по основной деятельности, лицевые счета по зарплате.

Сроки

Представитель малого бизнеса склонен оптимизировать работу персонала, поэтому редко можно встретить в штате небольшого предприятия архивариуса.

Обычно обязанности ведения делопроизводства и архива возлагаются на кадровика, бухгалтера или секретаря.

Такой сотрудник должен обладать элементарными знаниями о сроках хранения различных групп документов. Для удобства эти данные представлены в таблице:

Срок храненияПостоянно75 лет5 летменее 5 лет
ВиддокументовРегистрационные.-Разрешительные.-Годовые отчёты.-КУДиР на УСН.-Приказы по основной деятельности.-Штатное расписание, структура.Личные дела и карточки сотрудников.-Лицевые счета начисления зарплаты.-Трудовые договоры.-Приказы по личному составу.-Регистры кадрового учёта.Первичные документы.-Квартальные отчёты.-Переписка.-Хозяйственные договоры.-Налоговые декларации.-Кассовые документы.-Больничные листы.-Заявления на отпуск.Месячные отчёты.-Проекты приказов.

Важно! Отсчёт 5-летнего срока первички начинается не с даты составления самого документа, а начиная с нового отчётного года. Например, срок хранения накладной, составленной 05.05.2018, истекает только 1 января 2024 года.

Ответственность

Предприниматель, который занимается коммерцией уже долгое время, и, тем более, имеет штат сотрудников, должен периодически проверять наличие и состояние дел, имеющих длительный срок хранения. Важно не только найти дело в наличии, нужно ещё правильно его оформить: прошить, пронумеровать страницы, наклеить обложку, поставить номенклатурный номер, если есть.

За отсутствие нужной документации бизнесмен и должностные лица у него в штате могут быть привлечены к административной ответственности в виде штрафов. В соответствии со ст. 13.

20 КоАП за нарушение правил хранения, комплектования и учёта архивных документов бизнесмену могут выписать штраф от 100 до 300 рублей, а должностным лицам от 300 до 500 рублей. Более серьёзные штрафы предусмотрены за отсутствие первичной документации.

Если коммерсант не сможет подтвердить свои расходы документально, налоговый орган примет это за занижение налоговой базы, и наложит штрафные санкции до 40 тысяч рублей.

Рекомендации

В процессе коммерческой деятельности образуется много разных документов. Их делят на несколько групп в соответствии со сроками хранения. Особенно долго хранятся бумаги, связанные с кадрами.

Кадровая документация имеет большое значение из-за того, что людям для выхода на пенсию может потребоваться подтвердить стаж в Пенсионном фонде и начисление страховых взносов.

Документы, полученные при постановке на налоговый учёт, индивидуальный предприниматель должен хранить у себя постоянно, рано или поздно ему тоже понадобится оформлять себе пенсию по старости.

Источник: https://newfranchise.ru/baza_znaniy/hranenie-dokumentov-ip

Сколько хранить документы после закрытия ИП?

Хранение документов ИП: сроки и место, какие документы нужно хранить и что будет при утрате или потере документов

Чтобы ответить на вопрос, сколько хранятся документы после закрытия ИП, первоначально следует разобраться с факторами, влияющими на сроки хранения, и видом документации, оставшейся после ликвидации.

Согласно нормам российского законодательства, далеко не все бумаги, накопившиеся у лица за время предпринимательской деятельности, необходимо сохранить на определённый период.

Срок хранения документов для ип

Хранение документов ИП: сроки и место, какие документы нужно хранить и что будет при утрате или потере документов
Бесплатная юридическая консультация:

Какие документы нужно хранить, где их хранить и на протяжении какого времени. Разбираемся в этом, а также в том, что будет за утрату

Процесс ведения бизнеса характерен тем, что у предпринимателя постоянно появляются различные документы — справки, бумаги, свидетельства, чеки, накладные и так далее.

И встаёт закономерный вопрос — что со всем этим делать? Выкидывать нельзя. Хранить нужно в течение достаточно долгого времени — годами. А где и как? Специальный сейф? Или подойдёт и подоконник на кухне?

Закон предусматривает разные варианты хранения. Поэтому обратимся к нему и посмотрим, как должны правильно храниться некоторые виды документов.

Какие документы нужно хранить ИП

Регламентирующий документ в этом случае — 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ».

Бесплатная юридическая консультация:

  1. Б ухгалтерские бумаги, документы по учёту налогов, все документы, свидетельствующие о получении дохода и расхода, которые фигурируют в расчёте налоговых взносов. И обязательно бумаги, которыми вы сможете доказать те или иные уже совершённые взносы. Эта документация должна храниться в течение четырёх лет (п.8 ст 23НК РФ).
  2. Первичные бух. Документы. Срок хранения — не меньше пяти лет (п.1 стФЗ).
  3. Первичная документация по процессам регистрации коммерческой деятельности, а также книга учёта доходов и расходов. Хранить 4 года (ч. 12 Приказа № 86Министерства финансов).
  4. Бумаги о выплатах взносов во внебюджетные фонды — ФСС и ПФР, а также фонд ОМС. Срок хранения — 6 лет (п. 8 ст.ФЗ).
  5. Карточки сотрудников фирмы, их личные дела, договоры о трудоустройстве, увольнительные приказы и т.д. В этом случае срок хранения бьёт рекорды — 75 лет (Приказ №588Минкульта).

Даже если ИП ликвидировал фирму, или закрыл, указанные бумаги должны продолжать храниться в течение обозначенного срока.

Где хранить документацию

Здесь законодательство даёт больше вольности. ИП может выбрать для хранения документов отдельное помещение (не чердачное и не подвальное), комнату. Если бумаг набирается очень много, можно обратиться в специализированную фирму, которая обеспечит архивационное хранение ваших данных.

Что касается регулировки на законном уровне, то нужно учитывать статьи 14 иФЗ, где прописываются обязанности предпринимателей вести дела согласно правилам архивного дела, размещения и систематизации документации. Иными словами, ваша задача — хранить документы так, чтобы они были в сохранности от физического воздействия.

Если документы потеряны или испорчены

Штрафные санкции для тех, кто не может предоставить первичные бумаги по бухгалтерскому учёту, счет-фактуры, для тех, кто ведёт документацию не систематически — достаточно мощные. Если вы попались более двух раз за год, по статье 120 НК РФ, штраф выйдет не меньше десяти тысяч рублей.

Если документы оказались потерянными, их срочно нужно восстанавливать. С документами вроде актов и накладных всё проще. Их можно запросить на повтор у контрагентов.

Бесплатная юридическая консультация:

А вот если речь идёт об утрате учётных документов, то ситуация становится сложнее. Вам потребуется назначить расследование с указанием причины (если такая имеется) — потом, кража, пожар и т.д.

Расследование ведёт соответствующая служба, к которой конкретный документ относится.

После расследования, создаётся акт, который переходит в налоговое ведомство, где и обозначают сроки восстановления утраченных документов.

Что касается регистрационных документов, то их вы можете запрашивать в ФНС. Заявление на восстановление или выдачу дубликата пишется отдельно для каждого документа. Госпошлина составляет триста рублей.

Те документы, у которых уже прошёл установленный срок хранения можно утилизировать. Это делается с помощью специального оборудования — шредеров, либо же путём сжигания. Относитесь к этому внимательно и случайно не сожгите лишнее — например ещё действующие документы.

Мы описали основную документацию, подлежащую хранению в определённых сроках и условиях. Но никто не запретит хранить вообще все документы. Особенно, если они будут полноценно систематизированы и иметь надёжное место хранения. Ответственность в архивном деле позволит вам избежать многих возможных проблем в ведении коммерческого дела, например, споров с ФСН или партнёрами фирмы.

Источник: http://businessmens.ru/article/hranenie-dokumentov-ip

Бесплатная юридическая консультация:

Сроки хранения документов

Согласно закону об архивном делопроизводстве от 22. 10. 2004 № 125 ФЗ в РФ организации должны сохранить архивные документы, а также документы по составу предприятия в установленные правовыми актами и федеральными законами сроки. Существуют ниже следующие сроки хранения документов:

Архивные документы, которые образуются в ходе работы организаций местного самоуправления, государственных органов и других организаций и ИП, с указанием сроков их хранения. Данные документы относятся к типовому перечню управленческих архивных документов.

В ходе производственной и научно – технической деятельности организаций сроки хранения архивных документов утверждены Министерством культуры РФ.

Главным архивом утвержден типовой перечень документов, которые образуются в период работы ведомств, госкомитетов и министерств.

Сроки хранения документов в организации

Рассмотрим следующие виды документов и сроки их хранения:

Бесплатная юридическая консультация:

  • Документ подтверждающий, что сотрудник получил образование за счет фирмы, хранится не меньше четырех лет.
  • Личные карточки, трудовые договоры, личные дела – 75 лет.
  • Документы, связанные с аттестацией рабочих мест – 45 лет.
  • Приказы о приеме на работу, переводе, увольнении и другие документы личного состава – 75 лет.
  • Приказы о взысканиях, предоставленых отпуска, командировок по России – пять лет.

Сроки хранения бухгалтерских документов

Данные документы необходимо хранить до тех пор, пока их могут во время проверки затребовать налоговики. Исходя из пункта 4 статьи 89 Налогового кодекса РФ, период проверки документов может быть за последние три года. Соответственно документы нужно хранить не меньше трех лет. Однако законодательство Налоговой инспекции добавляет к данному сроку еще один год.

Об этом указано в восьмом подпункте пункта первого 23 статьи Налогового кодекса РФ. Закон гласит – налогоплательщики должны хранить документы, которые нужны для уплаты и исчисления налогов во время четырех лет.

В их число входят следующие документы: данные налогового и бухгалтерского учета, уплата налогов, осуществление расходов и документы, подтверждающие получение доходов.

Сроки хранения первичных документов

Сроки хранения первичных документов, которые предусмотрены правилами ведения бухгалтерского учета, равны пяти годам. Что касается типовых управленческих документов, то архивным законодательством предусмотрены разные сроки хранения этих документов. Лицевые счета работников надо хранить 75 лет.

Также утверждены технология обработки учетной информации и правила документооборота в составе учетной политики организации. В положении по ведению бухгалтерского учета и в других документах, говорится также о соблюдении графика документооборота. Но как делается данный график, нигде не объясняется.

Главный бухгалтер должен обеспечить работы по созданию графика документооборота, а утверждает его руководитель организации. Задача этого графика – обеспечение на предприятии рационального документооборота, должен предусматривать нормальную работу всех подразделений фирмы.

Данный график может выглядеть в виде схемы.

https://www.youtube.com/watch?v=DEElwndhmGE

Главный бухгалтер контролирует соблюдение графика документооборота всеми сотрудниками организации. В территориальных бюджетных организациях и в управлении природоохранных органах системы Государственного комитета экологии, можно увидеть данный график.

Бухгалтерские отчеты и балансы, первичные документы и учетные регистры, обязательно направляются в архив. Все перечисленные документы до попадания в архив должны находиться в специально отведенных для них местах под ключом. В металлических шкафах или в сейфах должны храниться бланки строгой отчетности.

В хронологическом порядке и в переплете хранятся первичные документы текущего месяца, обработанные вручную.

Сроки хранения кадровых документов

Копии приказов и выписки из них, заявления и личные дела, характеристики, листки по учету кадров, автобиографии, аттестационные листы: контрольных органов организации, руководителей, исполнительных и руководящих членов, а также работников имеющих ученую степень, государственные звания и награды – в отделе кадров хранятся 75 лет. Трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел, контракты, трудовые договоры, также хранятся на протяжении 75 лет. 75 лет также хранятся характеристики работников, не имеющих личных дел. В кадровом учете пять лет хранятся: объяснительные и докладные записки, командировочные заявления и удостоверения, выписки из приказов, которые не вошли в состав личных дел. Не менее 50 лет до востребования хранятся в кадровом учете личные документы в подлиннике, такие как дипломы, аттестаты, свидетельства, трудовая книжка. Рекомендательные письма, резюме лиц не принятых на работу, листки по учету кадров, анкеты – хранятся в кадровом учете один год.

Источник: http://vse-dlya-ip.ru/ucet/uchet-oplaty-truda/sroki-xraneniya-dokumentov

Бесплатная юридическая консультация:

Какие сроки хранения документов у ИП?

Срок хранения документов ИП определяется законодательством. Какими нормами устанавливаются эти периоды и какие нюансы могут возникнуть при определении сроков хранения документов ИП, вы узнаете из нашей статьи.

Сроки хранения документов ИП

Все налогоплательщики сталкиваются с необходимостью хранить документы вне зависимости от применяемого ими режима налогообложения (ОСНО, УСН, ЕСХН и др.) или организационно-правовой формы (АО, ООО, ФГУП и т. д.). Нет исключений и для индивидуальных предпринимателей.

Даже если ИП работает один и у него отсутствует большая часть административно-хозяйственных, кадровых и иных распорядительных документов, а применение упрощенки с объектом «доходы» превращает первичку по расходам в макулатуру (обосновывать затраты нет необходимости), обязанность по сохранению определенных видов документации остается. Например, такой документ, как книга учета доходов, в которой бизнесмен отражает полученную выручку и на основе которой производит расчет УСН-налога, запрещено ликвидировать в течение 4 лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

Подробнее о нюансах применения упрощенки с базой «доходы» читайте в статье «УСН «доходы» в 2017 году (6 процентов): что нужно знать?».

Или ИП применяет ОСНО и начисляет НДС — оформленные счета-фактуры также придется подшить в дело и хранить 4 года на основании той же нормы кодекса.

Бесплатная юридическая консультация:

О том, в течение какого периода нельзя уничтожать счета-фактуры, читайте в материале «Какой срок хранения счетов-фактур?».

Особенности исчисления сроков предпринимателем

Источник: http://Flagman-sklad.ru/srok-hranenija-dokumentov-dlja-ip/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.