+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Эффективное планирование и организация рабочего дня: методы, правила и почему это важно

Эффективное планирование и организация рабочего дня: методы, правила и почему это важно

Эффективное планирование и организация рабочего дня: методы, правила и почему это важно

Бенджамин Франклин (Benjamin Franklin) был сыном мыловара, но благодаря самоорганизации и дисциплине преуспел во многих областях: в политике, дипломатии, науке, публицистике. Он является одним из отцов-основателей Соединённых Штатов Америки – участвовал в создании Декларации независимости и конституции страны.

Портрет Франклина помещён на стодолларовую купюру, хотя он никогда не был президентом США. Ему приписывается авторство таких крылатых фраз, как «Время – деньги» и «Не откладывайте на завтра то, что можно сделать сегодня».

  • «Лягушки». У каждого есть скучные задачи, которые постоянно откладываются на потом. Эти неприятные дела копятся и психологически давят. Но если каждое утро начинать с «поедания лягушки», то есть первым делом выполнять какую-нибудь неинтересную задачу, а потом уже переходить к остальным, то постепенно дела упорядочатся.
  • «Якоря». Это материальные привязки (музыка, цвет, движение), связанные с определённым эмоциональным состоянием. «Якоря» необходимы для того, чтобы настроиться на решение той или иной задачи. Например, можно приучить себя работать с почтой под классическую музыку, и всякий раз, когда будет лень разгружать инбокс, нужно будет лишь включить Моцарта или Бетховена, чтобы поймать нужную психологическую волну.
  • «Бифштекс из слона». Чем крупнее задача (написать диссертацию, выучить иностранный язык и так далее) и чем жёстче дедлайн, тем сложнее приступить к её выполнению. Пугает именно масштабность: непонятно, с чего начинать, хватит ли сил. Такие задачи называются «слонами». Единственный способ «съесть слона» – готовить из него «бифштексы», то есть разбить большое дело на несколько маленьких.

Примечательно, что Глеб Архангельский большое внимание уделяет не только рационализации рабочих процессов, но и отдыху (полное наименование его бестселлера – «Тайм-драйв: как успевать жить и работать»). Он убеждён, что без хорошего отдыха, включающего в себя здоровый сон и физическую активность, невозможно быть продуктивным.

Вывод

Планируйте каждый свой день. Todoist, Wunderlist, TickTick и другие подобные программы и сервисы помогут вам в этом. Сложные масштабные задачи дробите на простые мелкие. Утром делайте самую неприятную работу, чтобы в оставшееся время заниматься только тем, что нравится. Выработайте триггеры, которые помогут вам справляться с ленью, и не забывайте включать в график отдых.

Метод Франческо Чирилло

Возможно, вам незнакомо имя Франческо Чирилло (Francesco Cirillo), но вы наверняка слышали про Pomodoro. Чирилло – автор этой знаменитой техники тайм-менеджмента. В своё время у Франческо были проблемы с учёбой: юноша никак не мог сосредоточиться, всё время отвлекался. На помощь пришёл простой кухонный таймер в виде помидора.

GTD – альтернатива тайм-менеджменту

Дэвид Аллен (David Allen), создатель методики GTD, – один из самых известных теоретиков личной эффективности. Его книга «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса» названа журналом Time лучшей бизнес-книгой десятилетия.

Термин Getting Things Done на слуху, и многие ошибочно отождествляют его с тайм-менеджментом. Но даже сам Аллен называет GTD «методикой повышения личной эффективности».

Вот как пояснил разницу между управлением временем и GTD эксперт в этом вопросе .

Это не тайм-менеджмент. Управлять временем невозможно. В сутках у всех одинаковое количество часов. Важно не количество времени, а то, чем вы его наполняете.

Нужно уметь обрабатывать большие потоки входящей информации, определять, какие действия нужны для достижения целей, и, разумеется, действовать. GTD именно об этом. Это определённый образ мышления и жизни.

А ещё GTD – это о состоянии потока и снижении психологического напряжения.

Вячеслав Сухомлинов

Готовы спорить? Добро пожаловать в комментарии. Чего, по-вашему мнению, больше в GTD – тайм-менеджмента или личной эффективности? Также расскажите, какие приёмы помогают вам организовать свой день.

Бешеный темп времени способен сбить с толку практически любого. Непоколебимыми остаются лишь гуру тайм-менеджмента, использующие каждый свой день на все 100%. У них есть свои правила и тактики, лайфхаки и источники мотивации. К счастью, сейчас продуктивность стала очень популярной темой и знания о ней доступны каждому.

Основой продуктивной жизни является планирование. Занятые люди составляют график дел на неделю, а то и на месяц вперед. Тем не менее, наиболее эффективным остается план на день. Грамотно составленный, он поможет преуспеть во всех намеченных делах. О том, как организовать идеальный план дня – в этой статье.

To-do list

Первым делом из мельтешащих в голове мыслей необходимо составить список. Хватаем блокнот и записываем туда безумное количество предстоящих дел. Все, до последней мелочи.
Многие совершают ошибку, принимая обычный to-do list за готовый план. Важно понимать – руководствуясь обычным списком дел, человек рискует потерять уйму времени. Виной тому – отсутствие порядка.

Сначала у вас получится хаотичный перечень. Теперь в нем необходимо расставить приоритеты. Для этого используют 80/20.

Это значит, что в списке из 10 дел есть 2, выполнение которых будет более значимым, нежели выполнение оставшихся восьми, причем вместе взятых.

Задайте себе контрольный вопрос: «Если бы мне пришлось покинуть город на месяц, какую работу мне следовало бы привести в порядок в первую очередь?». Дела особой срочности проявятся моментально.

В случае, если определиться с главными вещами не получается, на помощь приходит « ». Суть предельно проста. Берем лист и делим его на четыре части. Соответственно, получаем 4 квадранта. Далее, берем список дел и определяем каждое в нужный квадрант.

  • КвадрантА. Важные и срочные делаТо, что попадет сюда, требует немедленного внимания.
  • КвадрантВ. Важные, но не срочныеДела, годящиеся для долгосрочной перспективы.
  • КвадрантС. Срочные, но не важныеИми стоит заняться в последнюю очередь.
  • КвадрантD. Не срочные и не важные делаВообще не понятно, что они делали в списке. Стоит избавиться от них, не растрачивая время попусту.

Главное – быть начеку. Минута прокрастинации и предметы из нижних квадратов могут внезапно оказаться в двух верхних. Дополнительная проверка списка дел может спасти целый день.

Вечер – лучшее время для организации грядущего дня. Однако разработка тактики действий может стать прекрасным занятием за чашкой утреннего кофе. При одном условии – это будет первым утренним делом.

Составляем расписание

Нет, расписание бывает не только у школьников. Ради создания правильного темпа жизни, расписание составляют все желающие .

В первую очередь нужно определиться с местом, в котором будет вестись расписание. Существуют десятки приложений для планирования, выбрать можно наиболее привлекательное в плане интерфейса. Сгодиться и обычный календарь в смартфоне. Популярными инструментами для планирования являются Google Календарь и Wunderlist .

Бумажные органайзеры тоже отлично справятся. Единственный минус – вы не сможете получать уведомления о предстоящих событиях.

Итак, открываем пока еще пустое расписание на день. По часам расписываем все, что есть в профессионально-составленном to-do списке. Основные вещи – в первую очередь. Формулируйте их лаконично, чтобы легко воспринималось.

Необходимо учесть неочевидные детали. Например, длительность поездки на транспорте. Объективно оценивайте время, затрачиваемое на выполнение задач.

Опустошив список дел и оформив план дня, вы обнаружите огромное количество пробелов – свободного времени, в которое ничего не происходит. Скорее всего – это забытые ежедневные дела. Прогулка с собакой, чтение статей на 4brain, прием душа, обед и просмотр сериала – все это требует времени и должно быть внесено в расписание.

Чуточку труда, несколько внезапно всплывающих в голове дел, ради которых надо двигать расписание и voila! Идеальный план на день составлен.

Как теперь все это сделать?

Основа для продуктивной работы приготовлена. Осталось только не сходить с рельсов и четко следовать определенному порядку действий. Задачка непростая, но только не для тех, кто правильно распределяет умственную нагрузку.

Когда вы приступите к выполнению главного дела – поставьте все гаджеты в беззвучный режим и спрячьте все, что потенциально может вас отвлечь. Дело в том, что фокусироваться на работе после отвлечения придется заново. Чтобы мозг как следует сосредоточился, ему требуется около 20 минут. Следовательно, каждый раз, когда сбивается фокус – вы теряете треть часа.

Отсутствие внимания – главный враг продуктивности. Но человек не в состоянии постоянно думать о работе. Предусмотрите перерывы! Будь то короткая пешая прогулка или зарядка – важно, чтобы тело двигалось.

Движение во время интенсивного рабочего дня служит качественной перезагрузкой для ума.
Обратите внимание на количество употребляемого сахара. Он в значительной степени влияют на работу мозга.

Минимизируйте его количество, заменив на орехи и бананы.

Также важно пить воду. Обезвоживание можно не замечать, но оно крайне пагубно сказывается на когнитивных функциях. Графин с водой на рабочем столе станет для вас отличным помощником.
Удостоверьтесь, что маленькие вещи вокруг вдохновляют вас, и решительно продвигайтесь по плану на день.

Желаем вам успехов!

Источник: https://ewt-money.ru/biznes-v-internete/effektivnoe-planirovanie-i-organizaciya-rabochego-dnya-metody-pravila-i-pochemu/

Эффективное планирование и организация рабочего дня: методы, правила и почему это важно. Как иррационалу организовать продуктивный рабочий день

Эффективное планирование и организация рабочего дня: методы, правила и почему это важно

  • Почему вечно занятые люди на самом деле не так уж успешны
  • Как поступить, если Вам надо быть одновременно на двух встречах
  • Почему лучше оставлять четверть своего времени свободным
  • В чем суть правила «трех гвоздей», которое уместно при цейтноте

В этой статье двое ваших коллег расскажут, как организовать рабочее время, чтобы все успевать и бороться с цейтнотом.

Как управлять своим рабочим временем, чтобы не оказаться в цейтноте и что делать, если он все же вас настиг? Питер Брегман, консультант по вопросам управления компаниями и создания лидерских команд, дает, к примеру, следующие советы (см. книгу Питера Брегмана «18 минут. Как повысить концентрацию, перестать отвлекаться и сделать действительно важные дела». – М.: Манн, Иванов и Фербер, 2014).


От руководителей часто можно услышать, что они настолько заняты, что им просто некогда планировать время и анализировать, на что оно потрачено. Образуется порочный круг: нет времени, чтобы управлять временем. Чтобы решить эту проблему предлагаем короткий недельный алгоритм освоения основных инструментов тайм-менеджмента, который по силам даже самому занятому Генеральному Директору.

В статье Вы найдете подробный пошаговый план, который можно внедрить уже сегодня.

  1. Периодически прерывайтесь, чтобы передохнуть. Это поможет восстановиться, сосредоточиться на приоритетах и эффективнее двигаться к цели.

  2. Определите критерии оценки завершенности задачи. Так легче будет понять, что Вы добились результата и можете приступать к следующему делу.
  3. Если над какой-то проблемой Вы не работаете в течение трех дней подряд, измените ее приоритетность или перенесите исполнение на более отдаленный срок. Это поможет сконцентрироваться на главном.
  4. Настройте свой телефон, компьютер или часы таким образом, чтобы каждый час они издавали звуковой сигнал. Это позволит Вам систематически контролировать и оценивать текущую деятельность и промежуточный результат.
  5. Не позволяйте себя отвлекать. Ученые выяснили, что 40% людей не возвращаются к задаче, которую раньше выполняли, после того как их отвлекли.

  6. Действуйте последовательно. Никогда не делайте несколько дел одновременно. Это заставит Вас постоянно переключаться между задачами, что снизит результативность.

Чтобы организовать рабочее время, анализируйте свой день

Алла Иванова, Генеральный Директор и владелец компаний «Алла Принт» и «Галерея косметики», Москва

https://www.youtube.com/watch?v=XKn0zzmtGQ4

Управлять своим временем научиться сложно, но этим навыком должен владеть каждый успешный руководитель.

Я прошла много специальных тренингов, читала соответствующую литературу, перенимала опыт других руководителей – и поняла, что ни одна модель тайм-менеджмента мне до конца не подходит. Поэтому стала создавать свою.

В результате выработала ряд правил, позволяющих так планировать время, чтобы добиваться поставленных целей и при этом оставаться полной сил.


Правило 1. Чем больше времени Вы уделите планированию, тем меньше будет цейтнотов. Я вывела закономерность: каждые десять минут планирования сегодня экономят час Вашего времени завтра. Поэтому свое время распределяю так. По четвергам (иногда по пятницам) составляю план на неделю вперед.

Заполняю его не полностью; как правило, записываю только основные задачи и встречи. Это дает возможность каждый вечер более тщательно выстраивать график на следующий день. Так Вы более практично используете время, всегда успеваете реализовать основные планы и подстраивать под них более мелкие задачи.

А вот планировать время с точностью до минуты не рекомендую: Вы начнете обвинять себя в том, что многое не успели.


Правило 2. При планировании времени оставляйте свободным примерно четверть. На какой бы срок я ни планировала дела (неделя, месяц, год), всегда оставляю в запасе примерно четвертую часть всего времени. Опыт показывает, что в течение дня всегда возникает срочный вопрос, который требует моего участия.

Например, сегодня в офис зашел мой давний знакомый. Он не предупредил, что придет, но благодаря этому методу у меня было немного времени, чтобы мы смогли спокойно выпить кофе и поговорить. Имея подобный временной буфер, Вы сможете спокойнее готовиться ко всем предстоящим или внеплановым делам.

К примеру, я знаю, что одни переговоры потребуют час на путь туда и обратно плюс примерно час на саму встречу. В таком случае я отвожу на эту задачу не два часа, а три, чтобы иметь возможность чувствовать себя более уверенно, даже если по каким-то причинам встреча затянется.

Если же удается закончить дела вовремя или раньше срока, оставшееся время можно потратить по своему усмотрению. 


Правило 3. В период напряженной работы делайте принудительные перерывы.

Когда работа идет очень интенсивно (например, запускается новый проект), я принудительно ставлю в расписание получасовые прогулки по скверу.

Вначале мне приходилось себя достаточно жестко заставлять: допустим, ровно в час дня ежедневно в течение недели я выходила на улицу и выключала телефон. После такого перерыва работаешь намного продуктивнее.


Правило 4. Если возникают две равнозначные задачи, заранее определите их приоритетность. Недавно два важных для нас клиента изъявили желание встретиться со мной в один день. Оба партнера давали нашей компании одинаковую выручку, поэтому сделать однозначный выбор, с кем встречаться, не было возможности.

В подобных ситуациях я руководствуюсь двумя факторами: территориальным (насколько далеко находится место, куда необходимо прибыть для решения задачи, сколько ресурсов нужно) и личным (каковы взаимоотношения с контрагентами). Есть руководители, которые не соглашаются общаться ни с кем, кроме директора.

С такими людьми я стараюсь встречаться лично, а к остальным отправляю помощника или доверенное лицо. Главное – дать клиентам понять, что они все важны. Стоит позвонить и сказать об этом лично, а затем предложить варианты решения проблемы.

Таким образом можно выиграть время, и у Вас появится возможность решить задачи по очереди. 


Правило 5. Разделяйте и властвуйте. Я давно поняла, что одна я ничего не успею сделать. Поэтому распределяю обязанности между компетентными сотрудниками, тем самым не только упрощая себе жизнь, но и повышая качество управления персоналом.

Некоторые руководители опасаются такого положения дел, при котором их сотрудники в каких-то областях разбираются лучше. Я, наоборот, уважаю компетентных специалистов. Даже если они умнее меня, то лишь в какой-то одной области.

К примеру, я, конечно, но только в определенных рамках – то, чего мне достаточно. Поэтому не следует стараться разбираться во всем. 


Правило 6. Работайте над собственными ошибками. Я анализирую каждый день (как правило, по дороге домой), какие события и обстоятельства отняли у меня время, какие я совершила ошибки, что успела сделать, а что нет.

Постепенно, с опытом, Вы научитесь предвосхищать события, которые могут повлиять на Ваш распорядок. Так, я заметила, что одной из причин возникновения цейтнотов было мое нежелание заниматься неприятными делами, в частности звонить определенным людям.

Я регулярно откладывала такие беседы до последнего, что и приводило потом к проблемам. Еще один действенный способ выявить неэффективное использование времени – записывать в течение дня все, чем Вы занимались, вплоть до мелочей. Такой список наглядно демонстрирует, где Вы теряете время.

Проводить подобный тщательный анализ стоит, когда это необходимо, то есть когда Вы понимаете, что день растягивается и Вы перестаете все успевать.


Правило 7. Не рвитесь заработать все деньги. Я обратила внимание: вечно занятые люди – не такие уж успешные. Заметьте: когда мы торопимся, у нас не получается даже пуговицу застегнуть с первого раза, что уж говорить о принятии важных решений.

За годы руководства я научилась периодически останавливаться, делать глубокий вдох и только потом продолжать путь – спокойно и размеренно (см. также: В работе делайте остановки, чтобы наточить топор).

А для этого важно усвоить одно правило: нельзя пытаться заработать все деньги, разрываясь между множеством дел.

  • Техника управления временем: тайм-менеджмент по-новому

В работе делайте остановки, чтобы наточить топор

В Канаде проводился ежегодный мировой чемпионат лесорубов. Финалистами оказались канадец и норвежец. Каждому из них отвели участок леса. Кто сможет повалить большее количество деревьев с восьми утра до четырех часов дня, тот и станет победителем. 
Финалисты приступили к соревнованиям, и вскоре канадец услышал, что норвежец остановился.

Поняв, что это его шанс, он удвоил усилия. Через какое-то время норвежец принялся за дело. Они работали почти синхронно, затем норвежец вновь сделал остановку. Он каждый час делал перерывы на десять минут, а канадец продолжал работу. Когда раздался сигнал об окончании соревнования, канадец был уверен, что приз у него в кармане.

Однако он потерпел поражение. 
– Как это получилось? – спросил он у норвежца. – Каждый час я слышал, что ты на десять минут прекращаешь работу. Как ты умудрился нарубить больше леса, чем я? Это невозможно!
– На самом деле все очень просто, – прямо ответил норвежец.

Каждый час я останавливался на десять минут и, пока ты продолжал рубить лес, точил свой топор.



При цейтноте требуйте от сотрудников коротких писем и не забывайте о главной цели

Илья Рубцов, Директор компании «Корус Консалтинг СНГ», Санкт-Петербург


Бывают моменты, когда количество требующих одновременной работы задач у меня просто зашкаливает. Кажется, что не только проблематично держать их в голове, но и невозможно со всеми справиться в принципе. Когда наступает такой период, я использую несколько эффективных приемов.


-style. Есть сотрудники, которые любят писать длинные и довольно запутанные письма.

Если я получаю такое, то прошу подчиненного коротко, в одном-двух предложениях переформулировать идею, вычленить суть и написать понятным языком.

Часто бывает, что, стараясь переосмыслить проблему, сотрудник сам находит выход – или проблема становится настолько простой, что принять решение или дать совет Вы можете довольно быстро.


Правило «трех гвоздей». Этим правилом лучше не злоупотреблять, однако порой оно позволяет сосредоточиться на действительно важных вещах. Метод пошел от старой байки: на стене прибиты три гвоздя, и если появляется задача, то Вы ее вешаете на первый гвоздь и о ней забываете.

Если эта же задача возникает вновь, она перевешивается с первого на второй гвоздь, и Вы также о ней забываете. То же самое происходит в третий раз. Если же задача напоминает о себе в четвертый раз, то ее выполняют, так как перевесить ее некуда.

Но до этого доходит в редких случаях, чаще всего задача или решается без Вашего участия, или становится неактуальной.


Таймер. Очень многие дела завершаются позднее запланированных сроков. При этом каждая задержка влияет на выполнение последующих задач. Такая ситуация усугубляет цейтнот. У большинства людей телефон имеет функцию таймера, позволяющую подать сигнал через определенное время. Это помогает четко ограничивать время на выполнение задач и не нарушать планы.

К примеру, у меня все дела, встречи и мероприятия обозначены в электронном календаре, который автоматически синхронизируется на компьютере, телефоне и планшете.

Для всех записей в календаре включено напоминание о следующей задаче: когда приходит ее время, на компьютере и на телефоне выводится со звуковым сигналом сообщение о том, что пора закругляться и переходить к следующему делу.


Фильтр.

Очень полезны заместители и помощники, которые готовят для Вас необходимую информацию, помогают выполнять задачи, избавляют Вас от лишних проблем, позволяя высвободить время для основных, наиболее важных дел. Например, когда возникает очередная проблема, которую нужно срочно решить, поручите помощнику проработать и подготовить информацию, на основе которой Вы смогли бы быстро принять решение.


Глобальная цель. Директору важно помнить о глобальных целях, о стратегии компании. Все вопросы и ответы на них должны быть связаны с решением стратегических задач. Чтобы постоянно держать в голове такие ориентиры, я каждый понедельник нахожу время для определения ключевых приоритетов и планирую важнейшие задачи предстоящей недели в рамках реализации стратегии компании.

И еще одна рекомендация, как организовать свое рабочее время. При напряженной работе и огромной ответственности очень важна психическая устойчивость руководителя.

А чтобы ее сохранять, нужно уметь отключаться от работы. Желательно ежедневно выделять время для спорта, хобби и любых других отвлекающих занятий.

Это позволяет поддерживать баланс энергии и восстанавливать силы для эффективной работы.

Копирование материала без согласования допустимо при наличии dofollow-ссылки на эту страницу

Социологические исследования показали, что опоздания, многочисленные перекуры, преждевременное окончание рабочего дня забирают около 10 % времени и, следовательно, отрицательно влияют на доходы предприятия.

Рациональное распределение рабочего времени способно обеспечить высокую эффективность труда.

Рабочее время сотрудника: что говорит закон?

В российском трудовом законодательстве дается определение: «рабочее время сотрудника – это временной промежуток, который член коллектива посвящает тому, что исполняет профессиональные обязанности». Кроме этого, в разделе 4 ТК РФ определены и другие трудовые периоды.

Периоды, считающиеся рабочими благодаря функциональному назначению, определены в следующих статьях Трудового кодекса:

  • в статьях 258 и 264 части 4 (перерыв, необходимый для кормления ребенка);
  • в статье 157 (время, потраченное на «простой»);
  • в статье 108 части 3 (время, предназначенное для обеденного перерыва и приема пищи);
  • в статье 109 части 2 (время, необходимое для специального перерыва, связанного с обогревом и отдыхом).

Время, которое человек проводит в командировке, отдыхает между сменами (вахтами), также приравнивается к рабочему времени сотрудника.

Правовое регулирование определяется как «установление протяженности рабочего времени, перечня работ и способов учета и контроля в нормативно-правовых актах».

Трудовое законодательство определяет максимальную протяженность, т. е. предельную меру труда (40 часов). Это значит, что стороны трудового процесса не имеют права выходить за эти временные рамки. Однако есть случаи, описанные в трудовом законодательстве, когда это допустимо.

Нормы рабочего времени могут содержаться в законах и актах. К этим актам относятся:

Источник: https://guarblog.ru/effektivnoe-planirovanie-i-organizaciya-rabochego-dnya-metody/

Планирование рабочего дня

В 21 веке ритм жизни заметно ускорился и продолжает набирать обороты.

Если раньше для того, чтобы быть успешным, требовалось выполнять один объем работы, то сейчас для достижения успеха нужно выполнять намного больше. И люди начинают сталкиваться с нехваткой времени.

Если гнаться за выполнением всех повседневных задач, которые каждый день подкидывает нам жизнь, времени совсем не остается.

Планирование рабочего дня — инструмент, который помогает не только эффективно использовать рабочее время, но и сокращать его. Это не банальный список дел, который нужно выполнить в строгой очередности. Планирование — способность выбирать, что нужно сделать, почему и когда.

Именно поэтому грамотное планирование не только структурирует все, что вы делаете за день, но и освобождает ваше время. В первую очередь нужно выполнять самые главные дела — это главное правило тайм-менеджмента.

Каждому человеку, у которого на работе есть свободное время и нет четкого расписания, полезно распределять свое время правильно.

Что включает в себя планирование

Планирование рабочего времени включает в себя:

  • Расстановку приоритетов.
  • Выбор важных задач.
  • Поиск лучших путей их решения.
  • Поиск занятости в свободное время.

Расстановка приоритетов помогает вам понять, что требует внимания, что может разрешиться само, а какой вопрос нужно просто проигнорировать. Время и информация стали намного ценнее, чем раньше, и распаляться на то, что не дает результат — бессмысленное дело.

Выбор важных задач — почти то же самое, что и расстановка приоритетов, только уже в рамках одного рабочего дня. Вы выбираете, что принесет важный результат, что нужно сделать срочно, а что можно отложить.

Поиск лучших путей решения задач — очень важный пункт. При планировании вы должны учитывать не только то, что сделаете, но и то, как это лучше всего сделать. При этом важно не просто экономить время, а делать все максимально быстро и качественно.

Работа со свободным временем также должна входить в план работы. У вас освободилось 2 часа в день, которые вы можете потратить на что-то? Можно сказать об этом боссу, и он нагрузит вас работой, можно заняться самообразованием, а можно приложить усилия к развитию собственного проекта.

Почему важно планировать рабочий день

Каждый, кто хоть раз сталкивался с фрилансом, бизнесом или «работой по желанию» (вроде такси), прекрасно понимает важность расстановки дел в течение дня. Но, к примеру, большинство офисных работников не считают нужным планировать свой рабочий день.

На самом деле, главная причина планирования рабочего дня — повышение собственной эффективности. Если вы прислушаетесь к собственному организму, то сможете понять, что какие-то дела вам даются лучше в одно время, а какие-то — в другое.

К примеру, звонки в другие компании вам удобнее совершать после обеда, так как вы уже проснулись, но еще не успели устать, а монотонная работа быстрее выполняется вечером, поэтому вбивание информации в БД лучше отложить до 5 — 6 часов.

Планирование рабочего дня учитывает не только базовые элементы решения задач, но и личные предпочтения каждого человека. Тайм-менеджмент был сделан не для того, чтобы навязать всем один и тот же шаблон высокоэффективной работы. Вы должны подстраивать свои задачи под особенности своего организма.

Организация и планирование своего рабочего дня позволяют вам делать большее за меньшее количество времени, оставляя время на то, что вам нравится.

Кто должен планировать свой рабочий день

Планировать свой рабочий день должен уметь каждый человек. Так вы сможете экономить время и будете более эффективно работать. Но есть 3 категории людей, которые просто обязаны заниматься личным планированием.

Фрилансеры. Самый недисциплинированный работник — фрилансер. У него нет четкого графика, а о том, что пора садиться что-то делать, напоминает только дедлайн.

Именно поэтому, фрилансерам, которые работают с несколькими клиентами, очень важно планировать свой рабочий день.

Часто оказывается, что новые заказы появляются с разницей в один — два дня, и если тянуть до последнего, можно не успеть поработать по двум проектам.

Бизнесмены. Здесь все практически так же, как и во фрилансе. Особенно если это бизнес в сети.

С одной стороны — вы можете спокойно отдыхать дома, когда ваши сотрудники работают, но с другой — такой подход неизбежно окажется провальным. На Западе среди бизнесменов процветает культ трудоголизма.

Там считают, что если ты не работаешь 60 часов в неделю, значит, ты ленив и тебе нечего делать в бизнесе.

Руководители. Руководитель не всегда будет бизнесменом. Владелец компании может не принимать активного участия в делах своей фирмы, но её директор берет на себя ответственность за работу целого механизма.

Именно поэтому лидеры средних и крупных компаний должны эффективно использовать свое время, ведь от их решений зависит будущее компании в долгосрочной перспективе.

 Планирование рабочего дня руководителя — способ наиболее эффективно распределить своё время между стратегически важными задачами.

Методы планирования рабочего дня

Методов правильного планирования рабочего дня может быть много. Но один из самых эффективных — Матрица Эйзенхауэра. Суть её в следующем.

Есть 4 квадрата:

  1. Квадрат А — Срочные и важные дела.
  2. Квадрат В — несрочные и важные дела.
  3. Квадрат С — срочные и неважные дела.
  4. Квадрат D — несрочные и неважные дела.

Квадрат А почти всегда должен оставаться пустым. При грамотном планировании все важные дела должны оседать в квадрате В и выполняться по мере их приближения к А.

Квадрат В — это важные дела, которые помогут вам достичь вашей цели. Сюда включают все дела, которые нужно выполнить в течение 1 рабочего дня.

Квадрат С означает срочные и неважные дела, которые нужно передать на выполнение другим лицам. Яркий пример срочных, но неважных дел — позвонить потенциальному клиенту. Это может сделать сотрудник, вам лучше сосредоточиться на других делах.

Квадрат D, означает, что есть несрочные и неважные дела, которые не приближают вас к цели, не дают позитивных эмоций и в принципе не нужны. В этот квадрат стоит записывать все бесполезные идеи.

Такое разделение дел по их важности и срочности позволяет вам понимать, чему нужно уделить внимание в течение рабочего дня, а о чем можно благополучно забыть.

Матрица помогает не только в рабочих процессах, но и в повседневной жизни. Если вы хотите учить английский, он вам интересен и поможет в карьере — это квадрат В.

Но если вы хотите учить испанский просто ради того, чтобы знать его — это D, и о нем можно благополучно забыть.

Правила планирования времени рабочего дня

Существует несколько правил того, как нужно эффективно вести свой рабочий день. Для удобства, разоб��ем день на 3 части:

  • Начало рабочего дня.
  • Основной рабочий процесс.
  • Завершение.

Утро — самый важный этап. В зависимости от того, насколько вы выспались, как встали и что делали, будет зависеть ваше настроение, психологический настрой и работоспособность.

К принципам «правильного» утра относятся следующие:

  • Позитивный настрой. Если просыпаться каждый день с мыслью о том, что ненавидишь свою работу, продуктивность будет снижаться. Постарайтесь начинать утро с приятных мыслей.
  • Старайтесь не «раскачиваться». Вы замечали за собой, что после того, как вы поднимаетесь утром, вам нужно еще 30 — 40 минут на то, чтобы окончательно прийти в себя? Это время, которое не стоит терять. Сразу после пробуждения примите душ, заварите кофе и вместо получаса «в никуда», вы можете спокойно позавтракать.
  • Неспешный завтрак и путь на работу. Начинать день без спешки очень важно. Когда вы спешите, организм тратит лишние силы и нервы, которые могли бы пойти на более продуктивную работу. Если не можете позволить себе плотный завтрак и неспешную поездку — ложитесь позже и вставайте раньше.
  • Ключевые задачи. Большинство успешных бизнесменов склонны утверждать, что самые важные задачи необходимо решать утром. Как говорится «Хочешь все успевать — ешь лягушку на завтрак». В роли лягушки выступает дело, за которое вы совсем не хотите браться. Сделайте его утром, и позитивный настрой от того, что «лягушка съедена», сохранится на весь день.

Основной рабочий процесс состоит из следующих задач:

  • Решайте неотложные задачи. Важно понимать, что если в течение рабочего дня на вас свалилось какое-то неотложное дело, не нужно переключать все внимание исключительно на него. Сначала надо понять, важное оно или нет. Если важное, то нужно немедленно приступить к нему. Если нет — передайте ответственность за его выполнение другому человеку.
  • Соблюдайте сроки. Каждый день вы должны устанавливать себе примерные сроки, за которые должны справиться со всем объемом задач. Важно, чтобы это было не «Сделать всё до 18 часов», а «В 14:00 — начать делать план, в 15:00 — проанализировать показатели, в 16:00 — составить отчет» и т. д.
  • Порядок на рабочем месте. Это неявный, но очень важный пункт. Если на вашем столе бардак, ваш взгляд будет постоянно теряться среди него. И если на рабочем месте окажется какой-то посторонний документ, вы можете начать изучать его и просто потеряете 20 — 30 минут.
  • Не следуйте импульсам. Это самое важное. Есть некоторые триггеры, которые заставляют вас переключать внимание с работы на что-то менее важное. Позвонить другу, когда вы анализируете план продаж? Лучше этого не делать, тогда вы потеряете концентрацию и сможете легко упустить рабочий настрой.
  • Группируйте рутину. Это очень важно. Если вам нужно сделать 60 телефонных звонков в течение дня, то лучше разбить их на несколько мелких групп, по 10 — 15 штук за раз. После того, как позвонили, можете выполнять другое задание. Постоянно переключаясь с рутины на активную деятельность, вы сможете сделать гораздо больше.

Завершение рабочего дня основано на следующих принципах:

  • Доделывайте необходимое. Есть группа дел, которые входят в квадрат «важное, но несрочное». Их лучше всего доделывать в течение рабочего дня, а квадрат «важное и срочное» держать всегда пустым.
  • Сверяйте результаты с планом. Все что вы сделали за день, нужно сравнить с задуманным. Если вы только начали планировать свой рабочий день, то небольшие отклонения от плана будут в порядке вещей. Старайтесь, чтобы их было как можно меньше.
  • Составляйте план на следующий день. Лучше всего это делать по завершении предыдущего рабочего дня. Так вы сохраните рабочий настрой и, но при этом важно составить реальную программу дел.

Если вы руководитель, то в течение рабочего дня должны плотно работать со своим секретарем.

Помните, что все это общие советы. Они не учитывают ваши индивидуальные особенности. Если вам удобнее делать срочную работу днем, а не утром — это ваше право. Если вы предпочитаете делать большое и сложное дело последним, и это никак не влияет на ваш настрой в течение одного дня — сделайте его последним.

Планирование рабочего дня должно быть индивидуальным.

Основные ошибки при планировании рабочего дня

Несмотря на то, что практика тайм-менеджмента прочно оседает в нашей жизни, большинство людей совершают типичные ошибки, когда планируют свой рабочий день. Вот несколько из них.

Ошибка 1. Неправильная расстановка приоритетов.

Матрица Эйзенхауэра говорит нам о том, что мы должны выполнять важные дела. Но многие люди могут легко перепутать, что для них важно. Квадрат А, который должен оставаться пустым, и отвечающий за срочные и важные дела, они часто путают с С, где скопились неважные дела, требующие немедленного вмешательства.

Важно помнить, что вы должны расходовать силы исключительно на то, что вам важно в данный момент времени. Работать на перспективу следует, когда дела можно отложить и грамотно их распланировать.

Ошибка 2. Слишком много времени уделяется мелочам.

Для того, чтобы объяснить, почему в первую очередь надо делать «базу», а только потом мелочи, воспользуемся Законом Парето. Он гласит, что 20% усилий дают 80% результата. То есть, когда вы работаете над чем-то важным, вы затрачиваете 20% усилий и достигаете 80% результата. Когда вы работаете над мелочами, вы получаете результат в 4 раза меньше, а тратите сил в 4 раза больше.

Рассмотрим небольшой пример. Вам нужно запустить рекламную кампанию. Если вы создадите 10 креативов, подберете к ним ключевые слова и фразы, и запустите на подготовленных площадках, то это будет 20% работы, которые дадут 80% результата.

Но если вы будете уделять время на правку шрифтов и изображений, подборку и шлифовку фраз, поиск дополнительных платформ для рекламы, то потратите значительно больше сил.

Все это нужно будет сделать, но уже после начала рекламной кампании, когда вы достигните первого результата.

Ошибка 3. Отсутствие времени на личные дела.

У каждого человека должна быть личная жизнь и свобода выбора занятия. Если у вас много дел, и вы не находите один — два часа для того, чтобы заняться своим хобби, то это плохое планирование собственного дня. Планировать рабочее время важно не только потому, что оно позволяет делать больше. Оно дает возможность заниматься без спешки тем делом, которое вам по душе.

Источник: https://teletype.in/@trillion/rkDMFXRKm

Планирование времени рабочего дня: правила, методы и ошибки

Эффективное планирование и организация рабочего дня: методы, правила и почему это важно

Здравствуйте! В этой статье мы поговорим о планировании рабочего дня.

Сегодня вы узнаете:

  1. Зачем планировать свой рабочий день;
  2. Кому это необходимо;
  3. Как правильно планировать рабочий день.

В 21 веке ритм жизни заметно ускорился и продолжает набирать обороты. Если раньше для того, чтобы быть успешным, требовалось выполнять один объем работы, то сейчас для достижения успеха нужно выполнять намного больше. И люди начинают сталкиваться с нехваткой времени. Если гнаться за выполнением всех повседневных задач, которые каждый день подкидывает нам жизнь, времени совсем не остается.

Планирование рабочего дня — инструмент, который помогает не только эффективно использовать рабочее время, но и сокращать его. Это не банальный список дел, который нужно выполнить в строгой очередности. Планирование — способность выбирать, что нужно сделать, почему и когда.

Именно поэтому грамотное планирование не только структурирует все, что вы делаете за день, но и освобождает ваше время. В первую очередь нужно выполнять самые главные дела — это главное правило тайм-менеджмента. Каждому человеку, у которого на работе есть свободное время и нет четкого расписания, полезно распределять свое время правильно.

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.